AI로 제안서 작성 효율을 높이는 법

요즘 업무에 AI를 활용하는 사람이 많다는데, 제안서 작성에 들어가는 시간도 줄일 수 있을까요? 답부터 말씀드리면 네, 가능합니다!

실제로 많은 팀이 ChatGPT나 Notion AI 같은 툴을 활용해 업무 효율을 높이고 있거든요. B2B SaaS 제안서 목차를 만들어 달라고 요청하면 몇 초 만에 구조가 나오니 업무 속도가 훨씬 빨라지는 건 사실이죠.

하지만 막상 AI를 쓰려고 하면 몇 가지 고민이 생겨요. 어떻게 질문해야 원하는 결과가 나올지, 초안이 너무 뻔한데 어떻게 더 다듬어야 할지 같은 거죠. AI가 만든 초안을 그대로 쓸 순 없으니 결국 손이 많이 가거든요. 게다가 제안서를 완성해서 클라이언트에게 보낸 후에도 궁금증은 남아요. 이 제안서를 실제로 읽긴 한 건지, 읽었다면 어느 페이지에서 관심을 보인 건지 알 방법이 없어 답답함이 이어지죠.

그런데 이 모든 게 전부 AI로 해결할 수 있다는 점, 알고 계셨나요? 결국 AI를 사용했다는 것보다 언제 어떤 툴을 사용하느냐가 더 중요해요. 오늘 글에서는 제안서 작성 과정을 훨씬 더 효율적으로 바꿔줄 AI 활용 방법을 총정리해 드릴게요.

AI로 제안서 만드는 4단계 프로세스

제안서를 AI로 제대로 만들려면 작성→디자인→개선→분석의 4단계를 거쳐야 해요.

1단계 : 작성 - ChatGPT/Notion AI로 구조화된 초안 생성
2단계 : 디자인 - Canva AI/Gamma로 비주얼 완성도 높이기
3단계 : 개선 - 실제 데이터 추가하고 톤 조정하기
4단계 : 분석 - Featpaper로 클라이언트 반응 추적 후 개선

지금부터 각 단계를 실전에서 바로 쓸 수 있도록 구체적으로 알려드릴게요.

1. 작성 - 구조화된 초안 만들기

단순히 "제안서 써줘"가 아니라 구조부터 명확하게 요청해야 해요. AI에게 제안서를 요청할 때 가장 흔한 실수가 너무 막연하게 묻는 거예요. 그러면 AI도 뻔한 답만 내놓죠.

❌ 이렇게 요청하면 안 돼요

"B2B SaaS 제안서 써줘" → 결과 : 너무 일반적이고 우리 회사랑 안 맞는 내용

✅ 이렇게 구체적으로 요청하세요

역할: 당신은 B2B SaaS 세일즈 전문가입니다.

배경:

• 우리 회사: 문서 분석 SaaS (Featpaper)

• 타깃 고객: B2B 세일즈팀, 제안서를 자주 보내는 팀

• 주요 페인포인트: 제안서를 보내도 실제로 읽혔는지 모름

요청사항:

1. 제안서 목차를 5개 섹션으로 구성

2. 각 섹션마다 핵심 메시지 1개 + 설명 2~3문장

3. 고객 페인포인트를 먼저 제시하고 솔루션 제안하는 구조

4. 톤: 전문적이지만 친근하게

이렇게 요청하면 우리 상황에 딱 맞는 구조가 나와요. 역할, 배경, 요청사항을 명확히 주는 게 핵심이에요.

💡 더 나은 결과를 위한 팁

• 경쟁사 제안서가 있다면 일부를 보여주고 "이 구조 참고해서 우리 버전으로"

• 과거 잘 나갔던 제안서 목차를 예시로 제공

• 페이지 수 제한도 명시 (예: 10페이지 이내)

2. 디자인 - 비주얼 완성도 높이기

이제 내용만 있는 텍스트를 실제 제안서 형태로 만들어야 해요.

좋은 내용도 디자인이 엉망이면 신뢰도가 떨어져요. 하지만 디자이너 없이도 AI로 충분히 전문적인 비주얼을 만들 수 있어요.

Canva AI로 KV(Key Visual) 잡기

제안서 표지와 핵심 비주얼은 Canva AI가 최적이에요.

1. Canva에서 "프레젠테이션" 템플릿 선택

2. Magic Design에 "B2B SaaS 제안서, 깔끔하고 전문적인 스타일" 입력

3. 여러 디자인 시안 중 선택 후 우리 로고/컬러로 커스터마이징

4. 
   

✅ 표지 디자인 체크리스트

◻︎ 회사 로고가 명확히 보이는가?
◻︎ 제안서 제목이 한눈에 들어오는가?
◻︎ 너무 화려하지 않고 전문적인가?

Gamma로 개별 장표 디자인하기

각 섹션별 슬라이드는 Gamma가 자동으로 깔끔하게 만들어 줄 수 있어요.

1. Gamma에 제안서 텍스트 복붙

2. "프레젠테이션 스타일로 변환" 선택

3. 자동으로 섹션별 슬라이드 생성 + 적절한 아이콘/이미지 배치

   
   

특히 이런 페이지에 유용해요:

• 숫자/통계가 들어가는 페이지 → 자동으로 차트 제안

• 프로세스 설명 → 플로우차트 형태로 시각화

• 고객 사례 → 카드 형식으로 깔끔하게 정리

  
  

💡 디자인 통일성 팁

• 폰트는 2가지 이내 (제목용 1개, 본문용 1개)

• 컬러는 브랜드 컬러 기준 3가지 이내

• 한 페이지에 메시지는 1개만

3. 개선 - 실제 데이터로 설득력 높이기

이제 AI가 만든 뼈대에 우리만의 살을 붙일 차례예요.
AI 초안은 일반적인 내용만 담고 있어요. 여기에 우리 회사 실제 데이터를 넣어야 설득력이 생기죠.

반드시 추가해야 할 3가지

1. 구체적인 숫자

   • ❌ "많은 고객이 만족했습니다"

   • ✅ "지난 분기 87%의 고객이 제안서 전환율 2배 상승 경험"

2. 실제 고객 사례

   • 고객사명 (또는 "글로벌 IT 기업")

   • 도입 전/후 비교 (Before/After)

   • 구체적인 개선 수치

3. 우리만의 차별점

   • 경쟁사 대비 우위

   • 독자적인 기능/방법론

   • 고객이 실제로 얻는 이득

   
   

톤앤매너 조정하기

AI 초안은 보통 너무 격식 있거나 반대로 너무 캐주얼해요. 우리 고객에게 맞게 조정해야 해요.

"위 제안서를 아래 기준으로 수정해줘:

• 전문적이지만 딱딱하지 않게

• '~합니다' 대신 '~해요' 톤으로

• 고객을 '귀사' 대신 '회사명' 직접 호칭

• 기술 용어는 쉬운 말로 풀어서"

4. 분석 - 보낸 후가 진짜 시작이에요

제안서를 보냈다고 끝이 아니에요. 이제부터가 진짜 중요해요.

일반 PDF로 제안서를 보내면 이런 게 보이지 않아요:

• 클라이언트가 실제로 열어봤는지

• 몇 페이지까지 읽었는지

• 어디서 이탈했는지

• 다시 봤는지

  
  

Featpaper로 확인할 수 있는 것들

1. 페이지별 체류 시간 → 어떤 페이지에 관심 있었는지 정확히 확인

예) 3페이지 (가격 안내): 평균 45초 체류

→ 가격에 관심 많음, 후속 미팅 때 가격 할인 제안 준비

2. 이탈 지점 분석 → 어디서 읽기를 멈췄는지 히트맵으로 시각화

예) 7페이지에서 80% 이탈

→ 이 페이지 내용이 너무 복잡하거나 지루함

→ 다음 제안서에서 7페이지 내용 대폭 축소

3. 재방문 패턴 → 내부 검토 중인지, 관심도가 높은지 파악

예) 제안서를 3번 다시 열어봄 + 특정 페이지만 반복

→ 의사결정 단계, 적극적 후속 연락 타이밍

4. 실시간 알림 → 클라이언트가 지금 제안서를 보고 있음

→ 30분 내 후속 이메일 보내면 응답률 3배 상승

실전 활용 시나리오

Case 1: 빠른 이탈 (2페이지에서 80% 이탈) → 문제: 초반에 흥미를 못 끌음

→ 해결: 다음 제안서는 1~2페이지에 강력한 숫자/사례 배치

Case 2: 가격 페이지 체류 시간 길음 → 문제: 가격에 대한 고민이 큼

→ 해결: 후속 미팅에서 ROI 계산 자료 추가 제공

Case 3: 여러 번 재방문 → 문제: 내부 검토 중

→ 해결: "추가 질문 있으시면 언제든 연락 주세요" 가벼운 팔로업

📋 4단계 프로세스 한눈에 정리

AI로 제안서 만들기, 이제 시작할 수 있겠죠?

오늘은 AI로 제안서를 효율적으로 만드는 4단계 프로세스를 정리했어요. 작성부터 디자인, 개선, 그리고 보낸 후 반응 분석까지요.

하지만 오늘 소개한 건 핵심 프로세스만 담은 요약본이에요. 실전에서 바로 쓸 수 있는 프롬프트 예시, 각 AI별 상세 활용법, 그리고 단계별 체크리스트까지 담으려면 훨씬 더 많은 내용이 필요하거든요.

게다가 제안서뿐만 아니라 기획서, 보고서, 마케팅 자료를 만들 때도 같은 원칙을 적용할 수 있어요. 문서 종류별로 어떤 AI를 조합해야 하는지, 실전 프롬프트는 어떻게 작성해야 하는지까지 알면 업무 효율이 정말 달라지죠.

그래서 준비했습니다. 오늘 소개한 4단계 프로세스의 상세 가이드와 함께 각 단계별 실전 프롬프트 예시, AI 활용 3원칙 체크리스트까지 담은 완벽 가이드를 무료로 드려요. 지금 바로 받아보시고 내일부터 제안서 작성 시간을 절반으로 줄여보세요!

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