대 RFP 시대,

빠르고 정확한 제안서가 승부를 가릅니다

4분기는 대부분의 회사가 내년도 비즈니스 플랜을 수립하는 시기예요. 이에 맞춰 RFP(제안요청서)도 쏟아지고 있죠. 하루에도 몇 건씩 입찰 공고가 도착하며 ‘내년엔 기회가 많겠구나’ 싶지만 곧 현실적인 고민이 시작됩니다. 작성해야 할 제안서는 산더미인데 마감은 촉박하고 인력은 부족한데다 발주처의 요구 수준은 점점 높아지고 있으니까요.

사실 제안서를 잘 쓰는 방법의 핵심은 단순해요.

발주처의 니즈를 정확히 파악하고 우리가 줄 수 있는 가치를 빠르고 명확하게 보여주는 것.

모두 알고 있는 원칙이지만 실무에서는 시간에 쫓겨 비슷한 내용을 반복하거나 감으로 흐름을 맞추는 경우가 많죠. 결국 밤새 만든 제안서가 정작 고객사 눈엔 닿지 못하는 일이 반복되고요.😭

그럼에도 방법은 있어요. Loopio에 따르면 제안서 승률이 높은 팀은 무조건 많이 쓰는 팀이 아니라 ‘잘 고르고·자동화하고·AI와 데이터로 개선하는 팀’이었거든요.

오늘 글에서는 그 세 가지 전략을 중심으로 ‘빠르고 매력적인 제안서 작성법’을 단계별로 정리해볼게요. 지금부터 딱 10분만 집중하시면 이번 제안서 시즌, 퇴근 시간이 훨씬 빨라질 수 있을 거예요!

📋 공통 양식으로 반복 작업을 정리해 보세요!

혹시 제안서를 쓸 때 매번 같은 내용을 다시 쓰고 있지 않나요? 실제로 연간 수백 건의 제안서를 작성하는 팀들의 이야기를 들어봐도 제안서 실제 작성 시간의 절반은 ‘새로운 내용’이 아니라 ‘반복되는 내용’을 다시 쓰는 데 들어가고 있더라고요. 회사 소개, 주요 실적, 기술 역량 같은 기본 섹션이 그 예죠.

제안서 승률이 높은 팀은 이런 공통 양식을 블록 단위로 관리해요. 카테고리·태그별로 정리된 ‘콘텐츠 라이브러리’를 만들어두면 다음 제안서에서는 검색 한 번으로 필요한 섹션을 꺼내 쓸 수 있죠. 이렇게 하면 시간만 줄어드는 게 아니라, 팀원 간 품질 편차가 줄고 브랜드 톤도 일관되게 유지돼요.

✅ 공통 양식 만드는 법

🔄 반복 콘텐츠 블록화하기

① 반복 섹션 리스트업

최근 3개월간 작성한 제안서를 펼쳐놓고, 80% 이상 반복되는 섹션을 찾아보세요. 회사 소개·주요 고객사·조직도·주요 프로젝트·기술 스택·보안 인증·FAQ 같은 항목들이에요.

② 카테고리별 태그 설정

각 블록에 #회사소개 #기술역량 #보안 #실적 같은 태그를 붙여두면 나중에 검색이 쉬워져요. 발주처 유형(공공/민간), 산업군(금융/제조/IT), 제안 규모(소형/대형)별로 분류해도 좋습니다.

③ 버전 관리로 최신 상태 유지

2024년 실적과 2025년 실적은 다르겠죠. 각 블록에 v2024-Q3 같은 버전을 달아두고, 분기마다 업데이트하면 항상 최신 정보로 제안서를 구성할 수 있어요.

🎨 디자인 포맷 표준화하기

콘텐츠 블록화만큼 중요한 게 디자인 템플릿 표준화입니다. PPT로 제안서를 작성하다 보면 콘텐츠보다 디자인에 더 많은 시간을 쏟는 경우가 많거든요. 폰트 맞추고, 색상 통일하고, 레이아웃 정리하다 보면 어느새 이틀이 지나가죠.

제안서 마스터 템플릿을 미리 만들어두면 이 시간을 대폭 줄일 수 있어요. 표지·목차·본문·부록 같은 기본 구조는 고정해두고, 발주처 특성에 따라 메인 컬러 + 임팩트 장표 2~3장만 커스텀하는 거죠. 나머지는 콘텐츠 블록만 끼워 넣으면 끝이에요.

이렇게 하면 디자인 시간을 70% 이상 단축할 수 있고 팀원마다 다른 디자인 스타일로 인한 브랜드 일관성 문제도 해결됩니다. 특히 여러 명이 협업할 때 "이 슬라이드는 왜 폰트가 다르죠?" 같은 불필요한 커뮤니케이션도 사라져 업무 효율이 높아질 거예요.

🤖 AI를 활용해 초안 작성 속도를 올려보세요!

공통 양식으로 반복 콘텐츠를 정리했더라도 매 제안서마다 달라지는 섹션은 여전히 남아 있어요. 발주처별 맞춤 솔루션 제안, 프로젝트 수행 방안, 기대 효과 같은 부분이죠. 이럴 때 AI를 활용하면 초안 작성 시간을 크게 줄일 수 있는데요. 이때 중요한 건, 프롬프트를 표준화하는 거예요. 팀원마다 프롬프트 작성 방식이 다르면 결과물의 품질도 제각각일 수밖에 없으니까요.

그래서 제안서를 빠르게 작성하는 팀은 6단계(업무·역할·목적·근거·톤·형식) 기준의 공통 프롬프트를 템플릿화하고 있어요. 이 구조만 잘 잡아도 AI가 만든 초안을 손보는 데 쓰는 시간은 줄고 기획과 설득에 쓰는 시간이 늘어날 수 있거든요.

✅ 맞춤형 프롬프트 만들기

👀 어떤 업무를 AI에게 맡기면 좋을까요?

프로젝트 수행 방안, 기대 효과, 리스크 관리 계획, 기술 아키텍처 설명처럼 구조는 정해져 있지만 내용은 RFP마다 달라야 하는 파트를 AI에게 맡기면 좋아요. 반면 회사 소개나 주요 실적은 블록화된 콘텐츠를 활용하는 게 더 빠릅니다.

📌 좋은 프롬프트에 반드시 들어가야 하는 6가지 : 트루프(TROUPE)

① T - Task (업무)

AI가 정확히 무엇을 작성해야 하는지 명시하세요.

💡 예시 : [발주처 요구사항]을 바탕으로 [구체적 섹션명]을 작성해 주세요.

② R - Role (역할)

AI가 어떤 전문가 관점에서 작성할지 설정하세요.

💡 예시 : 당신은 [산업군] 분야 10년 차 제안서 작성 전문가입니다.

③ O - Objective (목적)

이 섹션을 통해 발주처에게 무엇을 전달하려는지 명확히 하세요.

💡 예시 : 이 섹션을 통해 발주처에게 [달성하려는 목표]를 전달합니다.

④ U - Use case (근거)

우리 회사의 실제 프로젝트 경험과 데이터를 제공하세요. 필요시 파일을 직접 첨부하는 것도 좋아요.

💡 예시 : 우리 회사의 유사 프로젝트 경험: [프로젝트명, 기간, 성과]

⑤ P - Prompt style (톤)

작성 문체와 피해야 할 표현을 명시하세요.

💡 예시 : 전문적이면서 간결하게, 추상적 표현(혁신적, 최고 수준 등) 사용 금지, 거짓말 절대 금지

⑥ E - Expected format (형식)

출력 구조와 증빙 방식을 명확히 하세요.

💡 예시 : 3단계 수행 방안 + 각 단계별 산출물 + 리스크 대응 방안. 근거는 각주로 표시

📋 실전 프롬프트 예시

상황 : 공공기관 디지털 전환 프로젝트 제안서 중 "프로젝트 수행 방안" 섹션 작성

[배경]
- ○○회사(발주처)로부터 2026년 디지털 전환 프로젝트 RFP를 받은 상태입니다.
- 이에 대해 프로젝트 수주를 위한 제안서 작성이 필요합니다.

[발주처 요구사항]
- 기존 레거시 시스템과의 연동 방안
- 단계별 이행 일정 (6개월 내 완료)
- 리스크 관리 계획

[Task : 업무]
위 요구사항을 바탕으로 "프로젝트 수행 방안" 섹션을 작성해 주세요.

[Role : 역할]
당신은 공공 IT 프로젝트 10년 차 제안서 작성 전문가입니다.

[Objective : 목적]
발주처에게 "우리 회사가 6개월 내 안정적으로 시스템을 구축하고, 
레거시 연동 리스크를 최소화할 수 있다"는 신뢰를 전달해 비딩을 수주합니다.

[Use case : 근거]
- 유사 프로젝트: 2024년 ○○부 시스템 구축 (5개월 완료, 99.9% 안정성)
- 레거시 연동 전문 인력 12명 보유
- 공공기관 프로젝트 경험 47건
* 자세한 내용은 파일로 첨부

[Prompt style : 톤]
- 톤: 전문적이면서 간결하게, 공무원이 이해하기 쉬운 문장
- 금지어: 혁신적, 최고 수준, 최적화 등 추상적 표현

[Expected format : 형식]
1. 제안서는 한글(.hwp) 파일로 작성
2. 3단계 수행 방안 (각 단계별 기간, 주요 활동, 산출물)
3. 레거시 연동 방안 (기술적 접근법 + 안정성 확보)
4. 리스크 관리 계획 (예상 리스크 3가지 + 대응 방안)
5. 모든 내용의 근거는 [각주]로 표시

이렇게 TROUPE 6단계를 명확히 채워서 프롬프트를 작성하면 팀원 누구나 비슷한 품질의 초안을 받을 수 있어요. 여기에 배경과 요구 사항 등 그때 그때 필요한 내용을 추가한 맞춤형 프롬프트를 만들어 팀 공용 문서에 템플릿으로 저장해두면 다음번에 더 빠르게 작성할 수도 있고요.

📊  후속 액션 자동화로 제안서의 승률을 높이세요!

제안서는 보낸 순간부터 다시 시작이에요. 사실 진짜 중요한 건 보낸 이후의 관리에 있죠. 열람 데이터를 추적하고, 그 결과에 맞춰 후속 액션을 실행해야 비로소 승률이 만들어지니까요. 문제는 대부분의 팀이 여기서 막힌다는 거예요. 데이터를 추적할 방법을 모르거나, 데이터를 모아도 각자 다르게 대응해 일관성이 무너지거든요.

반면 승률 높은 팀은 제안서 이후의 여정을 자동화합니다. FeatPaper 같은 제안서 추적 툴을 Zapier와 연동해 담당자가 문서를 열람한 순간 Slack이나 Teams로 알림을 받고 상황에 따라 맞춤 후속 메일이 자동 발송되도록 세팅해두는 식인데요. 이런 구조를 반복하며 승률을 높이는 제안서 작성법을 학습하는 거예요.

✅ 승률 높은 팀의 대표적인 제안서 후속 액션 전략

1️⃣ 후속 연락 타이밍 자동화

📌 확인 데이터 : 열람 여부, 열람 시점, 열람한 사람 등

💪 후속 액션 :

• 미열람 3일 경과 → 리마인드 메일 및 문자 메시지 자동 발송

• 열람 완료 → "추가 자료 필요하신가요?" 메일 자동 발송

2️⃣ 미팅 준비 포인트 자동 정리

📌 확인 데이터 : 페이지별 체류 시간 등

💪 후속 액션 :

• "비용 산정" 페이지에서 유독 오래 체류했다면 → 가격 유연성 자료 추가 준비 후 공유

• "레퍼런스" 페이지 반복 열람 → 유사 사례 추가 준비

3️⃣ 다음 제안서 개선 포인트 자동 누적

📌 확인 데이터 : 이탈률 높은 페이지, 평균 체류 시간

💪 후속 액션 :

• 이탈률이 유독 높은 페이지 → 내용 요약 및 쉽게 수정, 요약 장표 및 인포그래픽 추가

• 많은 사람들이 반복적으로 보는 페이지 → 다음엔 앞으로 배치

(FeatPaper와 Zapier를 연동해 데이터 수집부터 업무를 자동화하는 다양한 활용 방안은 다음 글에서 조금 더 구체적으로 소개할게요!)

💬 제안서를 잘 쓰는 팀은 ‘방식’이 다릅니다

제안서는 단순한 영업 문서가 아니라 회사가 일하는 방식이 그대로 드러나는 결과예요. 감에 의존해 매번 새로 쓰는 제안서는 결국 운에 기대게 되죠. 하지만 공통 양식으로 기반을 잡고 AI로 초안을 빠르게 만들며 자동화로 후속 대응을 설계하면 일의 방향이 달라집니다. 팀은 더 이상 밤을 새워 수정하기보다 데이터를 근거로 판단하고, 결과를 예측할 수 있게 돼요.

결국 제안서의 품질은 개인의 역량이 아니라 팀의 시스템에서 만들어집니다. 데이터를 통해 페이지별 반응을 확인하고, 자동화로 적절한 타이밍에 대응하는 팀은 제안서를 단순히 제출용 문서가 아닌 살아 있는 세일즈 도구로 바꿔내죠. 이런 변화가 쌓이면 회사의 세일즈 퍼널 전체가 자연스럽게 정교해지고요.

이번 제안서 시즌에는 감이 아니라 데이터로 움직여 보고 싶으신가요?

그럼 FeatPaper화 함께 제안서가 읽히는 순간부터 다음 행동이 자연스럽게 이어지는 시스템을 만들어 보세요!

👉 FeatPaper 체험해 보러 가기